Office manager (H/F)

  • Société : La Samaritaine
  • Pays / Region : France
  • Secteur d'activités : Autres activités (hôtellerie, média, …)
  • Type de contrat : Emploi à durée indéterminée
  • Métier : Gestion des installations
  • Expérience requise : Minimum 2 ans
  • Référence : LVMH01198
  • Date de publication : 28.09.2020

Poste

Dans le cadre de la foncière immobilière de la Samaritaine, nous recherchons un office manager à temps partiel (4/5) pour assister la direction et les collaborateurs du service dans la gestion et l'organisation du service afin d'optimiser ses activités. Cela regroupe des taches de secrétariat classique (accueil téléphonique et physique, organisation de réunions, vision conférence, élaboration de documents élaborés par ses soins ou par d'autres membres du service).

En tant qu'Office Manager, vos missions sont les suivantes :

Assurer un rôle d'interface entre la direction et les clients (internes/externes) ou locataires et/ou les prestataires et les sollicitations du groupe LVMH

    • Être le point d'entrée et de relais des demandes des locataires, prestataires, administrations ;
    • Gérer l'accueil téléphonique et physique ;
    • Assurer le relais entre les collaborateurs et les prestataires ;
    • S'appuyer sur les usages du Groupe en toute occasion (procédures, contrat Groupe) ;
    • Assurer un rôle de parrainage, conseil, formation avec les nouveaux membres du service ou stagiaires.

Gérer le flux d'informations

    • Gérer les appels téléphoniques (Filtre et réorienter) ;
    • Gérer les courriers (Relation et démarche auprès des services de courriers) et les mails ;
    • Assurer le classement et l'archivage des dossiers ;
    • Être garant du respect des échéances.

Gérer l'emploi du temps : agenda, déplacements, absences

    • Gérer l'agenda des membres du service (prise de rendez-vous, organisation du planning) ;
    • Organiser les éventuels déplacements des membres du service : hôtellerie, moyens de transport ;
    • Etablir et Suivre les notes de frais des membres du service ;
    • Assurer le suivi des absences et congés, RTT.

Organiser des réunions

    • Préparer l'ordre du jour et formaliser les comptes rendus de réunion ;
    • Coordonner la logistique des réunions et/ou conférences ;
    • Assurer le suivi administratif des réunions.

Assurer les activités de secrétariat classique

    • Elaborer des documents sous Word, Excel, Powerpoint ;
    • Rédiger des courriers.

Assurer la gestion administrative des dossiers

    • Prendre connaissance des documents et actes officiels (baux, cahier des charges) ;
    • Préparer et envoyer des mails impliquant directement la direction et ses membres
    • Assurer la mise à jour de documents internes ;
    • Assurer le suivi des factures, note de frais ;
    • Assurer la gestion des fournitures et la coordination avec les services généraux du Groupe.

 

 


Profil

Compétences Techniques

  • Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Powerpoint, Excel, Outlook, ....)
  • Maitrise des outils de communication (téléphonie, visioconférence, cofncall, ...)
  • Connaissance des techniques de classement
  • Maitrise des techniques de communication (orale et écrite)
  • Connaissances de langues étrangères (anglais impératif, autres)

Indicateurs de performance

  • Gestion des priorités
  • Délai de traitement des demandes
  • Qualité des présentations (dossiers, documents, courriers, mails)
  • Respect des échéances
  • Respect des budgets alloués

De formation Bac + 2 (BTS type Assistant de manager/Assistant de gestion ou DUT type Gestion Administrative et commerciale/Gestion des entreprises et des administrations), vous justifiez d'une expérience minimum de 2 ans et pratiquez l'anglais.

Pour réussir ce poste, vous devez être facilitateur avec un fort esprit d'équipe orienté problem solver et un esprit pragmatique.

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