Assistante de Direction

  • Société : Moët Hennessy
  • Lieu : France
  • Secteur d'activités : Autres activités (hôtellerie, média, …)
  • Type de contrat : Emploi à durée indéterminée
  • Métier : Ressources Humaines
  • Expérience requise : Minimum 5 ans
  • Référence : LVMH00826
  • Date de publication : 06.02.2019

Poste

Rattaché(e) au Directeur de l'Institut des Métiers d'Excellence LVMH, vous êtes en charge de l'assistanat global de l'Institut des Métiers d'Excellence LVMH, association de loi 1901

Assistanat du service : 

  • Organisation des réunions d‘équipe IME : planification, réservation de salles 
  • Organisation et réservation des voyages en France et à l'étranger
  • Suivi des notes de frais de l'équipe France et Italie
  • Tenue du stock de fournitures
  • Mise à jour de l'annuaire global IME et suivi des mobilités pour mises à jour de l'organisation des services internes
  • Envoi d'invitations, cartes de vœux, courriers et emails
  • Mise à jour et suivi des différents planning par pays
  • Relecture et suivi des AG et autres documents juridiques liés à l'association IME

Budget : Suivi comptable du budget, des devis, des factures sur les logiciels internes, des taux de TVA et du compte bancaire de l'association IME

  • Classement des devis et factures France, Suisse, Italie et autres pays
  • Enregistrement et suivi des devis et factures signées par le Directeur et le Président de l'association IME
  • Suivi des conventions de partenariat et de la facturation des écoles, contacts avec les services comptables des écoles et différents partenaires
  • Travail préparatoire avec la Directrice IME pour l'élaboration du budget, puis validation du budget avec le contrôle de gestion et les auditeurs
  • Suivi budgétaire de l'IME dans ses activités en France, Suisse, Italie et construction des tableaux de bord de gestion
  • Suivi du chrono des factures (Excel et classeurs papier)
  • Suivi de l'état bancaire
  • Appel des cotisations à LVMH et MH
  • Bon à payer des factures dans Symphony
  • Suivi du grand livre dans Eclair
  • Préparation du Rapport de gestion annuel des comptes de l'AG de l'association

Boite contact IME France et Italie : 

  • Suivi et réponses aux demandes d'informations des candidats
  • Transferts des sollicitations diverses
  • Consolidation des réponses aux inscriptions pour la cérémonie de rentrée France et pour le Village IME
  • Suivi des réponses aux inscriptions pour la cérémonie de rentrée Italie

Suivi logistique des oeuvres réalisées par les classes des apprentis IME :

  • Référencement des réalisations faites par les classes IME pour les Master Classes globales
  • Gestion du stockage, des entrées et des sorties de chez Gamblin
  • Achat des supports des réalisations tels que Stockman...
  • Suivi de l'assurance et du transport de chaque réalisation.

Profil

Disposant d'une expérience similaire de 7 ans minimum, vous êtes reconnu(e) pour votre goût des chiffres votre sensibilité à l'univers du luxe. 

Vous êtes rigoureux(se) et réactif(ve), vous avez un grand sens du détail et une volonté de vous dépasser 

Doté(e) d'un très bon sens relationnel, d'un bon esprit d'initiative et d'un réel sens du service, vous êtes très organisé(e) et à l'écoute des interlocuteurs. Vous êtes autonome, adaptable, vous savez anticiper et être réactif(ve), vous avez un grand sens de la confidentialité. 

 

Maîtrise des outils informatiques et du digital : Parfaite maîtrise des outils Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint, Outlook et des outils comptables (enregistrement des fournisseurs, suivi des natures comptables et des factures).

Expérience comparable dans une association est un plus.

Maîtrise de l'anglais. L'italien serait un plus.

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