Comment réussir un changement historique de siège social ?

• L’objectif
  Réunir tous les collaborateurs de Fendi basés à Rome dans un unique siège social au sein d’un lieu mythique, le Palazzo della Civiltà Italiana. Un lieu qui insuffle créativité et énergie positive à l’ensemble des salariés tout en promouvant le « Made in Italy » cher à la Maison romaine.

• L’approche
  Un projet fédérateur porté par l’ensemble des collaborateurs sous l’impulsion de la direction générale de Fendi afin de s’assurer de leur totale implication dès l’annonce du projet de déménagement.

• Les résultats
  Un rayonnement nouveau pour la Maison romaine.
  Le développement du sentiment de fierté d’appartenance de tous les collaborateurs, qui va de pair avec une augmentation de la motivation et de l’efficacité.

Depuis l’été 2015, toutes les équipes romaines de Fendi sont regroupées dans un siège social prestigieux : l’historique Palazzo della Civiltà Italiana. Surnommé « le colisée carré », ce monument construit en 1937 devait abriter l’exposition universelle de 1942, qui ne vit jamais le jour. Depuis, le bâtiment avait été aperçu au cinéma mais n’avait jamais été ouvert au public avant l’arrivée de Fendi. Situé entre montagne et mer sur l’un des plus hauts points de Rome, baigné d’une lumière naturelle, le lieu apporte créativité et énergie positive à tous les collaborateurs qui y sont basés.

C’est en 2012 que Fendi prend contact avec les autorités de Rome. La Direction de la Maison est alors en pleine recherche d’un bâtiment qui pourrait réunir tous les collaborateurs romains, jusqu’alors répartis sur deux sites, l’un en centre-ville, l’autre en banlieue. La (re)découverte de ce bâtiment historique qu’est le Palazzo della Civiltà Italiana provoque un coup de cœur unanime, et notamment pour le Président-directeur général de la Maison, Pietro Beccari, qui comprend tout de suite le potentiel immense du lieu. Les discussions avancent vite avec la municipalité et un accord est signé dès juillet 2013. Il faudra une année pour concevoir l’aménagement du bâtiment et obtenir les autorisations nécessaires à la rénovation, et une autre année pour mener à bien les travaux.

Au premier semestre 2015, les équipes Fendi déménagent dans leurs nouveaux locaux. Un déménagement qui s’opère en douceur grâce au travail de communication interne effectué en amont par le département des Ressources Humaines et à l’excellente coordination de ce dernier avec la Direction de l’immobilier de Fendi qui supervise le chantier.

Très en amont, un sondage est mené auprès des collaborateurs Fendi sur ce projet pour répondre au mieux à leurs interrogations tout au long des travaux. Transport, infrastructures… Tous les sujets de préoccupation sont pris en compte dans l’élaboration du nouveau siège. Des visites régulières sont organisées pendant les travaux avec les salariés afin qu’ils se familiarisent avec le lieu.

Les sept étages sont répartis par département : un étage pour le design, un autre pour la supply chain et le produit… Les services sont organisés en open space, mais le bâtiment dispose de nombreuses salles de réunion (27 au total). Rassembler tous les collaborateurs en un même lieu a permis de fluidifier les échanges et gagner en efficacité.

Pour faciliter le quotidien des équipes, la Direction a pensé à tout : une navette privée a été mise en circulation entre la station de métro et le Palazzo, des conditions privilégiées ont été négociées avec les crèches situées à proximité du siège pour les parents qui souhaitent y inscrire leurs enfants et un service de coursiers a été mis en place pour toutes les petites tâches du quotidien, comme passer à la poste ou au pressing.

Pour que les collaborateurs s’approprient le bâtiment, la soirée d’inauguration du 22 octobre a été suivie d’une fête de Noël réservée à l’interne et aux partenaires pour laquelle une structure éphémère transparente a été dressée au pied du bâtiment, permettant aux invités de danser tout en admirant le Palazzo della Civiltà Italiana.

Un concours de photographies a également été lancé en interne pour immortaliser le nouveau siège de la Maison Fendi. Cinq photos ont été sélectionnées pour être tirées et accrochées aux murs des bureaux. Pour la Direction, la réussite de ce déménagement réside en grande partie dans l’implication de tous les collaborateurs de Fendi, qui ont été associés depuis le premier jour à ce projet enthousiasmant.

Cette première année a démontré la pertinence d’un tel déménagement : l’efficacité est au rendez-vous. L’ouverture du restaurant d’entreprise finit de parfaire ce déménagement réussi et hautement symbolique pour la Maison Fendi, qui s’ancre avec ce nouveau siège, dans l’histoire italienne.